Aujourd’hui j’ai décidé de vous écrire un article à propos de l’organisation car c’est un point important pour moi en ce moment. Je pense que je ne dois pas être la seule à parfois avoir du mal à m’organiser, planifier les choses et m’y tenir !

D’ailleurs à ce sujet, je vous invite à lire mon précédent article sur le thème de la visualisation. Cet article vous explique les bénéfices d’avoir un tableau de visualisation qui permet de visualiser vos objectifs et de garder la motivation.

En effet, pas facile de s’organiser convenablement lorsque vos buts ne sont pas déterminés. Un objectif bien défini vous aidera à rester motivé, plus productif, d’éviter la procrastination et donc d’être bien organisé pour arriver à vos fins.

Assez de blabla, je vais rentrer directement dans le vif du sujet.

 

Astuce n°1 : organiser et planifier vos tâches

Selon moi, pour bien s’organiser dans sa journée, il faut l’avoir planifié au préalable. Vous pouvez prendre le temps de noter vos tâches à effectuer la veille au soir. Cela peut être d’écrire sur une to-do list ou bien si vous avez un tableau velleda accroché au mur et visible.

Dans un précédent article où je vous expliquais plus en détails ma routine matinale, je pense que pour passer une bonne journée productive et en évitant la procrastination il faut planifier ! En effet, avoir une routine matinale vous permettra de commencer la journée de la meilleure des manières. Vous prenez du temps pour vous, et puis vous pourrez enchaîner plein.e de motivation 🙂

Choisissez les actions à prioriser en commençant par les tâches qui demandent le plus de temps et qui sont les plus importantes, puis terminer par les plus petites. Si vous pouvez y ajouter un temps d’exécution, cela vous aidera à savoir comment de temps y consacrer. Écrire les actions à mener et les cocher au fur et à mesure est très gratifiant.

Vous pourrez les visualiser lors de votre routine matinale. En effet, lorsque vous visualisez tout ce que vous avez à faire, le but n’est pas de vous effrayer. Le véritable but est de savoir à quoi vous attendre et de d’anticiper vos actions du jour. De plus, à la fin de votre journée, vous serez ravi de constater que vous avez réussi à compléter toutes vos missions du jour 😉

Enfin, vous laissez des temps de libre sur votre agenda afin de pallier les aléas de la journée et d’éventuelles urgences.

 

 

Astuce n°2 : utiliser les bons outils

Il existe de nombreux outils qui permettent d’être productif et efficace.

Connaissez-vous l’application Evernote ? C’est vraiment une application utile, notamment pour les to-do list. Adieu les feuilles volantes, bonjour l’application qui recentre toutes vos idées et vos objectifs. Vous pouvez créer autant de note que vous le souhaitez ! Vous pouvez l’utiliser pour des idées, des choses à faire, des rdv à prendre, etc.

L’agenda Outlook vous permet de planifier vos actions de la journée. Vous pouvez y associer un code couleur par domaine d’action et  prévoir combien de temps vous prendra chaque action. C’est un agenda intelligent et facile à lire. Je l’utilise depuis plusieurs mois pour organiser mes journées et je l’adore 🙂

L’application Trello : je l’utilise surtout pour la gestion du blog mais vous pouvez trouver d’autres utilisations. Pour tout ce qui suppose de s’organiser et de planifier des tâches en avance. Cet outil vous permet de toujours savoir où vous en êtes. Vous pouvez ajouter une date limite, une liste d’action, des commentaires et bien plus encore.C’est l’application à avoir pour être productif. En plus, vous pouvez voir votre progression donc ça vous motivera lorsque tous les voyants seront au vert 😉

Il existe de nombreux autres outils et je pense que ces 3 là sont déjà très utiles dans la vie de tous les jours.

 

Et puis une petite astuce pour éviter de perdre trop de temps sur son téléphone ou son ordinateur : consultez vos mails uniquement 2 fois par jour. En vérifiant le matin et dans l’après-midi ou le soir, cela est largement suffisant.

 

Astuce n°3 : déléguer certaines actions

En effet, pour être bien organisé et surtout avoir le temps de faire toutes vos tâches dans la journée, il est important que vous soyez épaulé. Cela peut être dans les tâches du quotidien, à la maison ou encore dans votre travail.

Si vous passez une bonne partie de votre temps à devoir assumer toutes les tâches ménagères, toutes les missions au boulot etc. Vous n’aurez pas le temps de tout faire et vous vous sentirez vite dépassé.

Ce n’est pas toujours évident de demander aux autres personnes de faire des choses pour nous. Si vous vivez à plusieurs à la maison, commencez par diviser les tâches. Dans le cas contraire, lorsque vous vivez seul, il est important d’organiser et de répartir les choses à faire sur certains jours et à un moment précis. Par exemple, prévoir de passer l’aspirateur tous les mardis et samedis matin. Mettre une machine de linge à tourner tous les dimanches matin… L’organisation à la maison sera la clé pour se dégager du temps pour le côté professionnel et pour avoir du temps pour soi.

Pour le boulot c’est la même chose, en utilisant les bons outils, en planifiant vos journées, vous allez être déjà plus efficace. Maintenant, si certains actions peuvent être réalisées par un stagiaire ou un collègue. N’hésitez pas à vous diviser les tâches et même à travailler ensemble pour se motiver et être plus productif.

 

 

Astuce n°4 : passer moins de temps sur les activités « inutiles »

Ce que j’appelle les activités inutiles ce sont celles qui n’apportent rien de plus à votre vie.

Par exemple, regarder la télévision pendant deux heures, passer une heure sur les réseaux sociaux, jouer aux jeux vidéos pendant des heures… Ce sont des activités ludiques qui vous permettront de vous détendre. Cependant, vous pourrez y consacrer du temps (si vous le souhaitez) une fois que toutes vos tâches auront été réalisées avec succès.

En effet, de nombreuses personnes se répètent qu’elles n’ont pas le temps de faire du sport, de lire, de voir leurs amis, etc. Alors qu’en faite, ces activités vous mangent votre temps libre. D’ailleurs, lorsque vous regardez le nombre de temps passé à des activités comme celles mentionnées plus haut. Vous vous rendrez compte que vous pourriez consacrer ce temps à faire quelque chose d’autre, « d’utile ».

Parfois, moi-même je me dis que je vais passer 5 minutes sur Instagram pour regarder mes notifications et mon fil d’actualité. Et finalement, je regarde l’heure et je vois que ça fait 45 minutes que je vadrouille sur l’application. J’ai pourtant 1000 autres choses à faire.

Dans les réglages de votre iPhone vous avez une ligne « Temps d’écran« . Je ne sais pas si c’est une option disponible sur tous les téléphones mais sur iPhone elle existe. C’est très intéressant car c’est comme ça que je me suis rendu compte du temps que je passais sur certaines applications.

De plus, c’est possible de choisir des temps d’arrêts pour les applications de votre choix. Ou alors de limiter le temps d’utilisation d’une application. Je trouve cette possibilité très pratique, surtout quand on ne se rend pas compte du temps qui passe ou que l’on a du mal à se discipliner à ce sujet 😉

 

Astuce n° 5 : écrire tout ce qui vous passe par la tête

C’est vrai que pour être productif, il est également important de noter tout ce qui vous passera par la tête. C’est comme avant d’aller dormir, si quelque chose vous tracasse, cela vous empêchera de dormir.

Donc dès que vous avez une idée, une chose à laquelle penser ou à faire, notez-la. D’ailleurs, vous pouvez garder sur vous un petit carnet de note ou créer une note dans votre téléphone pour noter toutes ces choses. Cette action va libérer votre cerveau.

Dans la deuxième astuce je vous ai parlé d’Evernote. Personnellement j’utilise cette application au quotidien pour tout noter. Que ce soit mes tâches quotidiennes, des idées pour le blog ou autres. C’est vraiment pratique, car comme beaucoup de personne, vous avez sûrement votre téléphone toujours avec vous 😉

Prenez cette nouvelle habitude de tout noter et vous verrez que votre esprit sera plus léger 😉

Petite astuce : je laisse un papier et un crayon sur ma table de chevet au cas où mon cerveau serait en ébullition avant de dormir. Ça évite aussi d’utiliser son téléphone en pleine nuit.

 

 

Astuce n°6 : accordez-vous des moments de pause

La dernière astuce pour être bien organisé dans votre journée et qui a son importance : la pause. Il est vrai que dans notre société où tout va vite, tout le monde est toujours pressé ou en retard, prenez une pause !

Alors ça peut paraître un peu étrange, quel rapport avec l’organisation me direz-vous ? Eh bien la clé d’une bonne organisation c’est aussi de savoir s’arrêter, souffler et prendre du temps pour soi. Je ne vous demande pas de faire des pauses d’une heure toutes les deux heures soyons d’accord.

Je vous conseille simplement d’apprendre à ralentir. Cela pourrait être un temps :

• de méditation (5 à 10 mintues suffisent pour être efficace ;-))
• de marche à l’extérieur pour s’aérer l’esprit et le corps,
• l’occasion de boire une boisson chaude ou froide,
• de respiration si vous vous sentez stressé ou énervé

Et surtout le soir, n’oubliez pas de vous déconnecter 1 à 2 heures avant d’aller vous coucher pour faire des choses pour vous. Profitez-en pour lire, faire de la méditation, vous reposer et aussi planifier votre journée du lendemain 😉

 

Quels outils utilisez-vous pour vous organisez dans votre quotidien ? Partagez-moi vos astuces dans les commentaires. 

 

Avec toute ma gratitude,

 

 

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